Nutzungsbedingungen

(1) Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der Webanwendung „Belegflow“ (nachfolgend „Dienst“). Der Dienst umfasst zwei Angebote:

• den kostenlosen ZUGFeRD-Rechnungsgenerator ohne Registrierung, erreichbar unter https://belegflow.app (Teil A dieser Bedingungen), und
• das Self-Service-Portal mit Nutzerkonto, erreichbar unter https://cloud.belegflow.app (Teil B dieser Bedingungen).

(2) Die Nutzung des Dienstes setzt die Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen voraus. Teil C gilt für beide Angebote.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Nutzers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(1) Belegflow stellt einen ZUGFeRD-Rechnungsgenerator als kostenlose Webanwendung zur Verfügung. Der Nutzer kann über ein Web-Formular Rechnungsdaten eingeben und eine ZUGFeRD-konforme Rechnung (PDF mit eingebettetem XML) erzeugen und herunterladen. Jede erzeugte Rechnung wird vor der Auslieferung automatisch mit dem offiziellen KoSIT-Validierungswerkzeug auf strukturelle Konformität mit der Norm EN 16931 geprüft; eine Rechnung, die diese technische Prüfung nicht besteht, wird nicht ausgeliefert.

(2) Die eingegebenen Rechnungsdaten werden ausschließlich zur Erzeugung und Prüfung der Rechnung verarbeitet und nicht dauerhaft auf den Servern des Anbieters gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt serverseitig innerhalb der EU: Ein Web-Backend (Vercel, Standort Frankfurt, DE) nimmt die Daten entgegen und übergibt sie — TLS-verschlüsselt über das Netzwerk von Cloudflare — an einen vom Anbieter selbst betriebenen Rechnungs-Dienst auf einem Server der netcup GmbH (Rechenzentrum in Deutschland), der die Rechnung erzeugt und gegen die Norm EN 16931 prüft. Eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken erfolgt nicht; technische Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag des Anbieters (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung). Nach Erzeugung und Auslieferung der Rechnung werden die eingegebenen Rechnungsdaten verworfen.

(3) Der Generator wird in seiner jeweils aktuellen Version unentgeltlich (kostenlos) zur Verfügung gestellt.

(4) Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang des Generators jederzeit zu ändern, zu erweitern oder einzuschränken.

(1) Der Nutzer erhält ein einfaches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung des Dienstes im Rahmen dieser Nutzungsbedingungen.

(2) Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingegebenen Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine Prüfung der eingegebenen Rechnungsdaten auf inhaltliche Richtigkeit, steuerrechtliche Korrektheit oder gesetzliche Konformität.

(3) Der Nutzer verpflichtet sich, den Dienst nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere:

• keine rechtswidrigen Inhalte über den Dienst zu erzeugen,
• den Dienst nicht für automatisierte Massenanfragen (Scraping, Bots) zu nutzen,
• keine Versuche zu unternehmen, die Sicherheit des Dienstes zu umgehen oder zu beeinträchtigen.

(4) Die erzeugten Rechnungen sind vom Nutzer selbstständig auf ihre steuerrechtliche und gesetzliche Konformität zu prüfen. Der Anbieter leistet keine Steuerberatung.

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit des Dienstes, übernimmt jedoch keine Garantie für eine unterbrechungsfreie Erreichbarkeit.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst vorübergehend oder dauerhaft einzuschränken, wenn dies im Hinblick auf Sicherheit, Kapazitätsgrenzen oder zur Durchführung technischer Maßnahmen erforderlich ist.

(3) Ansprüche des Nutzers wegen vorübergehender oder dauerhafter Nichtverfügbarkeit des kostenlosen Generators sind ausgeschlossen.

(1) Die Nutzung des ZUGFeRD-Rechnungsgenerators erfolgt auf eigenes Risiko des Nutzers. Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung für die inhaltliche, formale, steuerrechtliche oder gesetzliche Richtigkeit der mit dem Dienst erzeugten Rechnungen.

(2) Der Dienst stellt keine Steuerberatung, Rechtsberatung oder Buchhaltungsdienstleistung dar. Die erzeugten Rechnungen sind vom Nutzer vor Verwendung eigenverantwortlich auf ihre Richtigkeit und Konformität mit den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen zu prüfen. Der Anbieter empfiehlt, im Zweifel einen Steuerberater hinzuzuziehen.

(3) Der Anbieter übernimmt insbesondere keine Gewähr für:

• die über die automatische technische Prüfung (§ 2 Abs. 1) hinausgehende Konformität der erzeugten Rechnungen mit dem ZUGFeRD-Standard oder der EN 16931 in jedem Einzelfall,
• die steuerrechtliche Korrektheit (z. B. Umsatzsteuerausweis, Pflichtangaben nach § 14 UStG),
• die Vollständigkeit oder Fehlerfreiheit der erzeugten PDF- oder XML-Daten,
• die Akzeptanz der erzeugten Rechnungen durch Empfänger, Finanzbehörden oder Buchhaltungssoftware.

(4) Etwaige Schäden, die aus der Verwendung fehlerhafter oder nicht konformer Rechnungen entstehen — einschließlich steuerlicher Nachteile, Bußgelder oder Nachforderungen — liegen ausschließlich in der Verantwortung des Nutzers.

(1) Die Nutzung des Self-Service-Portals setzt die Registrierung eines Nutzerkontos voraus. Mit Abschluss der Registrierung und Bestätigung dieser Nutzungsbedingungen kommt ein Nutzungsvertrag zwischen dem Nutzer und dem Anbieter zustande.

(2) Der Nutzer hat bei der Registrierung wahrheitsgemäße Angaben zu machen und seine Zugangsdaten geheim zu halten. Der Nutzer informiert den Anbieter unverzüglich, wenn Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung seines Kontos bestehen.

(3) Ein Anspruch auf Registrierung besteht nicht. Je Nutzer ist ein Konto zulässig; das Konto ist nicht übertragbar.

(1) Das Portal umfasst ein Beleg-Archiv (Hochladen bzw. Empfangen, Verarbeiten, GoBD-konformes Aufbewahren und Exportieren von Belegen) sowie einen Rechnungsgenerator für ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen. Belege können über die vom Nutzer aktiv eingerichteten Kanäle (persönliche E-Mail-Eingangsadresse, WhatsApp, Google Drive) an das Archiv übermittelt werden.

(2) Eingehende Belege werden automatisch verarbeitet (Auslesen eingebetteter ZUGFeRD-Daten bzw. automatische Texterkennung) und durchlaufen vor der Übernahme in das Archiv eine Prüfansicht (Inbox), in der der Nutzer die erkannten Daten bestätigt oder korrigiert.

(3) Das Portal wird derzeit unentgeltlich bereitgestellt. Der Anbieter behält sich vor, künftig entgeltpflichtige Tarife einzuführen; eine Entgeltpflicht für bestehende Konten entsteht nur mit vorheriger Ankündigung und ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers.

(4) Der Anbieter behält sich vor, den Funktionsumfang des Portals weiterzuentwickeln, zu ändern oder einzelne Funktionen einzustellen, soweit dies für den Nutzer unter Berücksichtigung seiner Interessen zumutbar ist. Der Export der eigenen Daten (§ 10) bleibt hiervon unberührt.

(1) Das Archiv ist auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ausgelegt: Bestätigte Dokumente sind unveränderbar; alle Vorgänge werden in einem manipulationsgeschützten Audit-Protokoll festgehalten.

(2) Im Portal erzeugte ausgehende Rechnungen werden mit der Erstellung festgeschrieben. Eine nachträgliche Bearbeitung ist ausgeschlossen; Korrekturen erfolgen ausschließlich durch Stornorechnung.

(3) Das Ablehnen oder Aussortieren eingehender Belege führt nicht zur physischen Löschung: Die Datei wird als archiviert markiert und bleibt revisionssicher gespeichert.

(4) Die Verantwortung für die Erfüllung der eigenen steuer- und handelsrechtlichen Pflichten (insbesondere Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO, § 257 HGB) verbleibt beim Nutzer. Das Portal unterstützt ihn dabei, ersetzt aber keine steuerliche Beratung und keine eigene Verfahrensdokumentation.

(1) Der Nutzer verpflichtet sich:

• über das Portal und die verbundenen Kanäle nur eigene bzw. für seine Buchführung bestimmte Belege einzureichen,
• keine rechtswidrigen, schadsoftwarebehafteten oder Rechte Dritter verletzenden Inhalte hochzuladen oder zu übermitteln,
• die in der Inbox angezeigten, automatisch erkannten Beleg-Daten vor der Bestätigung zu prüfen,
• das Portal nicht missbräuchlich zu nutzen (§ 3 Abs. 3 gilt entsprechend).

(2) Bei Verstößen gegen diese Pflichten ist der Anbieter berechtigt, einzelne Funktionen oder das Konto vorübergehend zu sperren; das Recht des Nutzers auf Export seiner Daten bleibt unberührt.

(1) Der Nutzungsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der Nutzer kann ihn jederzeit ohne Frist beenden, indem er im Portal die Löschung seines Kontos beantragt.

(2) Nach dem Löschantrag gilt eine Schutzfrist von 30 Tagen: Das Konto wird für Änderungen gesperrt; der Nutzer kann in dieser Zeit einen vollständigen Export seiner Belege und Daten herunterladen und den Antrag widerrufen. Nach Ablauf der Frist wird das Konto gelöscht.

(3) Der Nutzer ist verpflichtet, den Datenexport rechtzeitig vor Ablauf der Schutzfrist herunterzuladen und die eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten anderweitig sicherzustellen. Nach Löschung des Kontos besteht kein Zugriff mehr auf das Archiv.

(4) Das Recht des Anbieters zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Im Falle einer Kündigung durch den Anbieter erhält der Nutzer vor Wirksamwerden Gelegenheit zum Export seiner Daten.

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters beruhen, sowie für Schäden, die von der Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz umfasst werden, und für alle Schäden, die auf vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzungen des Anbieters beruhen.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen, insbesondere für:

• Schäden, die aus der fehlerhaften Verwendung der erzeugten Rechnungen entstehen,
• steuerrechtliche Konsequenzen aufgrund fehlerhafter Rechnungsdaten,
• Datenverlust beim kostenlosen Generator, soweit der Nutzer es unterlassen hat, die erzeugte Rechnung herunterzuladen,
• Datenverlust beim Portal, soweit er auf einem vom Nutzer unterlassenen rechtzeitigen Datenexport nach Kündigung bzw. Löschantrag beruht,
• Schäden durch höhere Gewalt oder Betriebsunterbrechungen.

(4) Für unentgeltlich bereitgestellte Dienste besteht kein vertraglicher Anspruch auf eine bestimmte Leistungsqualität oder Fehlerfreiheit.

(5) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(1) Der Dienst wird „wie besehen“ (as is) und „wie verfügbar“ (as available) bereitgestellt.

(2) Der Anbieter gewährleistet nicht, dass die erzeugten Rechnungen allen gesetzlichen Anforderungen an ZUGFeRD-Rechnungen in jedem Einzelfall entsprechen. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, die Rechnungen vor Verwendung auf Konformität zu prüfen.

(3) Bei unentgeltlichen digitalen Produkten gelten die gesetzlichen Regelungen der §§ 327 ff. BGB (Verträge über digitale Produkte) nach Maßgabe des Gesetzes.

(1) Die Webanwendung Belegflow, einschließlich ihrer Gestaltung, Texte, Grafiken und des zugrunde liegenden Codes, ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte liegen beim Anbieter.

(2) Die vom Nutzer erzeugten Rechnungen sowie die von ihm in das Portal eingebrachten Belege und Inhalte stehen dem Nutzer zu. Der Anbieter erhebt keine Rechte an diesen Inhalten; er erhält lediglich das für den Betrieb des Dienstes erforderliche einfache Recht, diese Inhalte zu speichern, zu verarbeiten und dem Nutzer bereitzustellen.

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aufgrund geänderter rechtlicher oder technischer Rahmenbedingungen oder einer Weiterentwicklung des Dienstes erforderlich ist und den Nutzer nicht unangemessen benachteiligt.

(2) Die jeweils aktuelle Fassung der Nutzungsbedingungen ist auf der Website unter https://belegflow.app/nutzungsbedingungen abrufbar.

(3) Registrierte Portal-Nutzer werden über wesentliche Änderungen informiert und beim nächsten Login um erneute Zustimmung gebeten. Für den kostenlosen Generator gilt: Bei Nutzung nach Änderung der Nutzungsbedingungen gilt die Zustimmung zur geänderten Fassung als erteilt.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Nutzer Verbraucher, so gelten die zwingenden Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem der Nutzer seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, sofern diese für den Nutzer günstiger sind.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt (Salvatorische Klausel).

(4) Ist der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen der Sitz des Anbieters.